Institut de Formation Pratique (IFP) - Gibz’Onboard, service de dématérialisation et d’automatisation d’inscriptions
Conçu pour lever les freins à l’usage du numérique, ce service permet à toute personne — même peu à l’aise avec l’informatique et l’internet — de se préinscrire simplement à une session de formation via un formulaire intelligent, ergonomique et inclusif.
La technologie de l’OCR intégrée par l’équipe GIBRALTAZ simplifie considérablement le processus actuel : reconnaissance automatique de caractères, complétion dynamique du bulletin d’inscription généré à la volée, notifications automatisées à des tiers, signature en ligne, etc.
Et ce n’est pas tout : grâce à une API Rest amont (CRM) et aval (ERP OPCO), le service optimise la gestion administrative des inscriptions pour le plus grand bonheur des assistantes administratives.
Résultat : un parcours fluide et accessible à tout utilisateur, doublé d’un vrai gain de temps pour l’organisation !
Formulaire d’inscription intelligent dématérialisé pour une inscription en formation accélérée et un traitement administatif allégé
Un parcours simplifié et inclusif pour engager tous les profils d’utilisateurs
Pour relever le défi de cette dématérialisation, il était essentiel que les utilisateurs – familiarisés ou non au numérique – adoptent Gibz’Onboard pour oublier définitivement l’intérêt du bulletin d’inscription papier traditionnel lourd et trop contraignant.
Un travail approfondi d’UX a été réalisé par GIBRALTAZ pour tracer un parcours structuré en étapes logiques, inclusif sur le fond et la forme, pour tous les profils de stagiaires équipés d’un ordinateur ou d’un smartphone.
Épurée, rassurante et un brin ludique, les interfaces sont bien entendu responsive. Le choix du vocabulaire et des formulations a fait l’objet du plus grand soin pour dédramatiser l’expérience.
Un formulaire puissant propulsé par la Reconnaissance Optique de Caractères
Toujours en quête d’un parcours des plus efficaces, GIBRALTAZ a développé un algorithme de Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) capable d’extraire automatiquement les données contenues dans les justificatifs fournis (pièces d’identité, documents administratifs, photos,…).
Ces informations sont ensuite injectées en temps réel dans le bulletin d’inscription généré dynamiquement. L’utilisateur n’a plus qu’à relire, corriger si besoin, puis valider son formulaire.
Grâce aux interfaces intelligentes et réactives, le système signale instantanément toute erreur, champ incomplet…, réduisant drastiquement le risque d’erreurs et les allers-retours administratifs.
Une accélération évidente du temps de gestion et de transfert des inscriptions
Grâce à l’automatisation de la démarche d’inscription en formation offerte par Gibz’Onboard, les assistantes administratives du centre de formation :
- ne recopient/ressaisissent plus les versions papier des bulletins d’inscription non conformes aux exigences de l’OPCO
- évitent les doubles voire triples saisies informatiques dans leur CRM Digiforma puis la plateforme de l’OPCO financeur
- limitent le risque d’erreurs
- gagnent du temps pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée
Un échange de données entre Gibz’Onboard et le CRM Digiforma
Côté gestion administrative, Gibz’Onboard simplifie la vie des assistantes de formation grâce à une synchronisation avec Digiforma, le CRM utilisé par l’IFP pour créer et gérer l’ensemble des formations et de leurs sessions.
- Via une API Rest, Gibz’Onboard génère automatiquement un lien unique de pré-inscription pour chaque session. Ce lien peut être publié en ligne, mis en place sous la forme d’un bouton sur une page de site internet ou simplement envoyé par mail aux stagiaires concernés et partenaires relais de la formation.
- Une fois la demande d’inscription complétée par l’utilisateur et validée par l’IFP, les données du stagiaires sont directement transmises à Digiforma.
L’équipe IFP peut ainsi assurer un suivi centralisé de toutes les inscriptions, sans double saisie ni ressaisie manuelle.
Le suivi des inscriptions via un backoffice de gestion ergonomique
Clair, intuitif, le tableau de bord de gestion sécurisé conçu et développé par GIBRALTAZ est un véritable allié du quotidien pour les assistantes administratives de l’IFP.
En un coup d’œil, elles visualisent toutes les sessions de formation ouvertes aux inscriptions, récupèrent leur lien unique ou consultent les données de chaque bulletin finalisé et signé en ligne par les stagiaires.
Un système de repérage très visuel facilite le tri et l’action en mettant en évidence les nouvelles demandes à traiter, les données en attente de transmission vers l’OPCO financeur.
Et pour ne rien oublier, Gibz’Onboard envoie chaque semaine un récapitulatif par mail listant les demandes d’inscription à traiter.
Et si demain, tout allait plus loin ?
Gibz’Onboard est également capable de transférer automatiquement les données d’inscription vers l’ERP de l’OPCO financeur via une seconde API REST.
Dans le cadre du projet réalisé pour l’IFP, cette fonctionnalité n’a pas été activée, l’OPCO concerné ne permettant pas cette intégration.
Mais la passerelle est prête, et n’attend plus qu’un feu vert pour fluidifier davantage la gestion des inscriptions et libérer toujours plus de temps aux assistantes administratives du centre de formation.
Schéma de principe du fonctionnement de Gibz’Onboard pour le formulaire d’inscription en formation pour assistant maternel à l’IFP
Découvrez la dématérialisation d’inscription par GIBRALTAZ
Visitez la page dédiée à notre solution de dématérialisation d’inscription Gibz’Onboard pour en savoir plus sur toutes les possibilités offertes par la plateforme.